La gestion administrative d'une entreprise n'étant pas chose aisée, il existe de nos jours de nombreux outils technologiques pour faciliter différentes tâches. C'est le cas des logiciels de gestion de notes de frais à l'instar de celui proposé par Expensya. Permettant de remédier aux limites de la gestion manuelle, un logiciel notes de frais présente un intérêt certain pour l'entreprise qui en fait usage, à condition toutefois de faire le bon choix.
L'utilisation du logiciel notes de frais pour pallier aux limites de la gestion manuelle
Définies comme étant des justificatifs des dépenses engagées par un employé à des fins professionnelles, les notes de frais sont bien souvent pénibles à gérer pour une entreprise. En effet, contrairement au logiciel notes de frais, la gestion manuelle nécessite de la part de l'employé de conserver chaque pièce justificatives, le tout devant être transmis au comptable pour remboursement.
La tâche pour ce dernier n'est pas plus évidente. Il doit vérifier les éléments reçus avant de procéder au remboursement. Cette procédure peut prendre plusieurs semaines, et il existe un risque d'erreur non négligeable notamment lorsque le nombre de note de frais est conséquent. Pour pallier à ces limites la solution est d'automatiser tout ce processus, ce qui présente un intérêt certain pour l'entreprise.
L'intérêt du logiciel notes de frais
Le logiciel notes de frais ne rend pas seulement la tâche plus facile pour l'ensemble du personnel inclus dans le processus de gestion. Il permet de gagner de manière considérable en temps. Les employés étant rapidement remboursés, il leur est alors plus évident de se concentrer sur l'essentiel de leur activité. De plus, la gestion des notes de frais est plus sécurisée.
Pareille application est aussi gain de transparence pour l’entreprise, permettant par ailleurs d'exercer un meilleur contrôle sur vos dépenses. De plus, ce type de logiciel peut être utilisé quelque soit le lieu où l'on de trouve, ce qui est très pratique de nos jours avec le phénomène croissant de mobilité des employés. Cette possibilité n'est cependant envisageable que s'il s'agit d'un logiciel en ligne. À ce sujet rendez-vous sur cette page.
Bien choisir son logiciel notes de frais
Aussi intéressant que puisse être un logiciel notes de frais, il ne profitera à votre entreprise que si la bonne application est choisie. Il est donc important de tenir compte des besoins, ce qui implique de prendre en considération non pas la taille de la structure, mais la fréquence des déplacements professionnels. Si ceux-ci sont récurrents, alors une solution en mode SaaS est plus indiquée, les employés n'étant pas toujours au bureau.
Le coût de l'application doit aussi être pris en compte. S'il existe des solutions gratuites, elles ne le sont pas toutes, les logiciels payants ayant habituellement plus de fonctionnalités pratiques comme la conversion automatique de devises et un espace de stockage sécurisé et illimité. L'ergonomie est un autre aspect important, car plus le logiciel sera simple à utiliser et plus vos collaborateurs pourront s'en servir aisément.
Avoir un logiciel notes de frais ne concerne pas seulement les grandes entreprises. TPE et PME n'échappent pas aux déplacements professionnels. Mais à côté de l'outil technologique qui simplifiera grandement la tâche il faut aussi avoir une bonne connaissance des normes relatives aux notes de frais. Vous en saurez plus en vous cliquant ici.
