La gestion des notes de frais est une tâche assez fastidieuse pour le service administratif et financier des entreprises, car elle est régie par des règles claires et complexes qu’il faut respecter. Cela occasionne généralement une saisie fastidieuse de données, donc une perte de temps considérable pour une tâche sans valeur ajoutée. Dès lors, plusieurs entreprises optent de plus en plus pour la dématérialisation de cette activité, favorisant ainsi une meilleure traçabilité, un gain de temps et une efficacité dans la gestion.
A quoi correspond une note de frais ?
Elle correspond à un document ou une note émise par un travailleur pour se faire rembourser des frais professionnels dépensés dans le cadre de son travail, lors d’une mission ou d’un déplacement professionnel. Le billet d’avion ou de train, les frais d’hôtel et de restauration font partie intégrante de ces notes. Lorsqu’il s’agit des frais induits par un trajet en voiture, des indemnités kilométriques sont prises en compte, ainsi que des frais d’essence et de péages, et un montant forfaitaire attribué à l’usure de la voiture dans le cas où l’employé utilise son véhicule personnel. En somme, toutes les dépenses occasionnées par un déplacement ayant un rapport direct avec l’entreprise sont inclues dans la gestion des notes. Pour précision, ces dépenses ne sont pas soumises aux prélèvements sociaux. Toutefois, la loi exige des conditions préalables pour bénéficier d’un remboursement total :
• Un justificatif de la dépense sur lequel doit figurer la raison sociale, l’adresse et le numéro SIRET de l’émetteur ; • Pour des indemnités au kilométrage, préciser le véhicule utilisé, les chevaux fiscaux du véhicule et les kilomètres parcourus.Comment mieux gérer les notes de frais ?
Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion de notes de frais, multitâches aux fonctions très avancées et munis d'une utilisation intuitive très performante qui permettent d’éviter des erreurs de traitement, garants d’un gain de temps assez considérable. Ce type d’outil permet d’avoir une présentation globale des dépenses du personnel, d'identifier et de diminuer des dépenses non justifiées, d'envoyer des alertes en cas de dépassement de seuil autorisé, et peut totalement se confondre ou faire partie des outils de gestion interne de l’entreprise à savoir le logiciel de paie ou le logiciel de comptabilité et de gestion financière. Certains logiciels de traitement des dépenses d‘employé disposent d’une application de note de frais accessible et utilisable de l’extérieur sur Smartphone, tablette ou ordinateur, afin que chaque salarié puisse transmettre ses dépenses et faire des mises à jour. La possibilité de transférer à travers l’internet des données comptables au service financier favorise une meilleure efficacité de validation et de remboursement. Une solution d’application éprouvée est disponible sur https://www.n2f.com/note-de-frais.
Note de frais : le choix du meilleur outil de gestion
Le choix d’un logiciel de note de frais se fait souvent en fonction des besoins de l’entreprise, de sa taille et de son budget. Il est aussi possible pour des firmes ayants des exigences bien spécifiques de s’adresser à des sociétés créatrices de solutions pour l’élaboration de logiciels personnalisés. Un logiciel de note de frais efficace doit comporter des fonctionnalités simples et globales à savoir : - Un OCR : cette fonction permet de traduire des données dactylographiées, imprimées, photographiées ou scannées en fichier de texte au service de la comptabilité ; - Une intégration facile : le logiciel de note de frais doit être élaborer pour s’intégrer facilement à tout système d’exploitation, éventuellement avec quelques légères précautions d’installation ; - Une simple ergonomie : l’aspect ergonomique du logiciel concerne une facilité d’utilisation afin de permettre une complète assimilation ; - Une gestion des avances : le logiciel devra être équiper d’une fonction de gestion des avances et des remboursements anticipés, notamment lorsque certains frais de mission sont alloués à l’avance à l’employé ; - Une multidevise : la fonction multidevise est utile pour les manipulations comptables et autres traitements de remboursement des frais des collaborateurs qui voyagent à travers ;
