Les frais de déplacement représentent les dépenses relatives à vos voyages pour le compte de votre société. Elles sont de manière globale, avancées par les collaborateurs. Traiter ces remboursements de frais n’est pas toujours facile. Bien au contraire, il s’agit d’une tâche plutôt ardue, compliquée et qui demande parfois une certaine étude approfondie. Il est essentiel de maîtriser les modalités de remboursement, sans oublier les calculs ainsi que la particularité des différents types de frais en question. Voici donc quelques éléments-clés que vous devez savoir pour la gestion de votre remboursement des frais de déplacements professionnels de manière efficace.
Les différentes sortes de frais de déplacement professionnels
Le remboursement des frais déplacement est effectué à sa valeur réelle si vous disposez des justificatifs originaux comme les factures, tickets de parking, etc. Toutefois, les frais de déplacement sont très nombreux, il en existe de différentes sortes. Dès lors, rendez-vous sur ce site pour en savoir davantage.
Vous avez les frais de trajet domicile qui sont obligatoirement pris en charge par les entreprises. La plupart du temps, ceux-ci sont remboursés à hauteur de 50 % pour les frais de transports publics des salariés. Cependant, il n’y a seulement que les abonnements qui peuvent être remboursés. Quant aux autres, certaines conditions sont à remplir.
Ensuite, il y a les frais de location de voiture ou de taxi. Il est indispensable de faire la demande auprès de sa société et avoir son approbation si un collaborateur veut louer une auto ou un taxi. Le remboursement des frais de déplacement en voiture n’a lieu qu’après présentation des justificatifs de paiement.
Par ailleurs, les frais de voyages d’affaires peuvent être fiscalement déductibles . Ils correspondent notamment aux frais d’ordre professionnel comme les billets de train, les billets d’avion, les nuits d’hôtel ainsi que les locations de voiture.
Enfin, il ne faut pas oublier le remboursement des frais kilométriques par l'employeur. Les collaborateurs qui utilisent leur véhicule personnel afin de se déplacer pour une mission professionnelle doivent payer les frais de leur poche pour ensuite bénéficier des indemnités kilométriques.
Le remboursement des frais kilométriques peut se calculer grâce à un barème que l’État définit annuellement. Seuls les frais suivants sont couverts : l’usure de la voiture, son entretien, l’usure des pneus, le carburant et l’assurance.
Les conditions de remboursement des frais de déplacement
Le remboursement des frais de déplacement en voiture peut être fait sur une base d’un certain barème kilométrique ou en frais réels munis de justificatifs. Pour les frais kilométriques, il est indispensable que la voiture soit immatriculée au nom du collaborateur et non au nom de l’entreprise.
Mis à part cela, les frais en question doivent être justifiés. Il faut donc l'inscription de la date, du lieu, du nombre de kilomètres réalisés ainsi que du nom des clients visités. Aussi, sachez qu’actuellement, les collaborateurs peuvent demander une indemnité kilométrique lorsqu' ils utilisent leur vélo pour aller au travail. En revanche, ce type de remboursement est différent du barème des automobiles.
Quelques solutions à envisager
Pour gérer de façon plus simple le remboursement de vos frais de déplacement professionnel, vous pouvez adopter des solutions proposées sur la toile. Par exemple, vous avez la possibilité de recourir à une application mobile intégrée afin de calculer le remboursement des frais de déplacement.
De ce fait, vous gérez vos frais de déplacement via votre smartphone. Cela vous permettra d’être remboursé rapidement grâce à la dématérialisation des justificatifs. En d’autres termes, vous possédez toujours des justificatifs mais ils seront digitalisés.
Enfin, rembourser de nombreux frais de déplacement risque d’être compliqué sans une bonne solution de gestion. Avec cette alternative digitale, gérer vos frais devient nettement plus simple que de devoir garder vos justificatifs physiques.
