La note de frais logiciel permet aux PME de rationaliser les processus tout en leur permettant de contrôler leur flux de trésorerie. Les dépenses que vous devez suivre comme les repas, les voyages, les divertissements, le kilométrage et d'autres éléments divers seront classées dans les dépenses d'exploitation.
Ce type de dépenses variables peut aisément échapper à tout contrôle quand vous ne disposez pas d'un moyen simple de les gérer, en particulier quand vous avez des voyageurs réguliers. Au lieu de se fier à des reçus sous forme de papier, les logiciels de notes permettent aux sociétés de suivre et de gérer les flux de trésorerie grâce à des processus automatisés fonctionnant plus vite et de façon plus précise.
Le logiciel de traitement de notes de frais doit avoir des fonctions de suivi des dépenses
Vous devez privilégier un logiciel de gestion de frais basé sur le Cloud et qui dispose d'une application mobile pour faire fonctionner les processus, même durant vos déplacements. La numérisation des reçus est une fonctionnalité que votre logiciel doit avoir.
Il suffira en général de cliquer sur un reçu pour que le logiciel de notes saisisse automatiquement le nom du commerçant, le montant, la date d'achat et crée une note de frais. Il doit également favoriser la réalisation de contrôles.
Définissez des règles pour exiger des reçus pour les achats faits au-delà d'un certain montant ou faites appliquer l'approbation à plusieurs niveaux des notes de frais pour certains services ou employés. Fixez les indemnités quotidiennes de déplacement ou approuvez les notes de frais.
Le système doit donc être configuré de façon à rejeter automatiquement les notes de frais qui ne sont pas en marge avec la politique de la société en matière de technologie et d'environnement par exemple. kammi.fr vous en dira davantage.
L'automatisation des processus
Les notes de frais peuvent être générées de façon automatique après la création d'une note de frais. Les dépenses peuvent être affectées de façon automatique à des catégories prédéfinies. Des rappels automatiques peuvent être envoyés pour les notes de frais qui ne sont pas encore soumises pour approbation ou dont la date limite de soumission est proche.
Les solutions automatisées saisiront et enregistreront toutes les dépenses de la société en rendant le processus plus rapide et plus simple pour votre équipe. De plus, le bon logiciel de gestion de notes de frais doit pouvoir calculer automatiquement les impôts selon la configuration de votre société, de sorte que vous n'ayez pas à vous soucier des règles fiscales quand vous visitez diverses destinations.
Il doit également vous permettre de suivre les dépenses par heure, département, employé ou fournisseur de services et produire des rapports sur les violations des politiques. Il doit aussi être possible de suivre l'évolution de chaque rapport.
Ce que vous devez attendre de votre logiciel note de frais
Votre solution de traitement de notes de frais doit vous permettre de trouver des moyens d'économiser sur les frais de remboursement. Obtenez donc l'accès et les analyses dont vous avez besoin pour mieux gérer vos dépenses tout en découvrant de nouvelles possibilités d'économies. Elle doit également limiter la saisie de données.
Il s'agit notamment de pouvoir importer les données liées aux dépenses directement dans votre grand livre général et votre logiciel de comptabilité pour gagner du temps durant la saisie des données et améliorer la précision. Elle doit aussi vous permettre de diminuer les frais généraux administratifs.
